Merancang acara Family Gathering memang butuh persiapan matang. Tujuannya tentu supaya semua peserta merasa terlibat, senang, dan pulang dengan kenangan yang menyenangkan. Selain mempererat hubungan antar tim, gathering juga bisa jadi momen recharge dari rutinitas kerja.
Tips Merancang Family Gathering yang Tidak Terlupakan
Biar acaranya makin maksimal, yuk simak beberapa tips merancang Family Gathering yang memorable dan sukses!
1. Tentukan Tujuan Acara
Langkah awal yang penting adalah menentukan tujuan acara. Apakah untuk memperkuat kekompakan tim? Merayakan pencapaian perusahaan? Atau sekadar bersenang-senang bareng? Tujuan ini akan jadi acuan saat menyusun konsep dan kegiatan gathering.
2. Pilih Lokasi yang Tepat
Lokasi sangat berpengaruh terhadap kenyamanan dan keseruan acara. Pilih tempat yang mudah diakses dan punya fasilitas lengkap. Kalau bisa, pilih suasana yang beda dari tempat kerja sehari-hari, seperti resort pegunungan, villa, atau tempat dengan area outdoor yang luas.
3. Buat Tema Seru
Tema bisa bikin acara lebih berwarna! Mulai dari dress code sampai dekorasi dan jenis permainan bisa disesuaikan dengan tema. Misalnya, tema outdoor adventure, retro party, atau bahkan piknik keluarga. Tema juga bikin peserta lebih antusias dan semangat ikut acara.
4. Susun Agenda yang Terstruktur
Agenda yang jelas bikin acara berjalan lebih rapi. Atur jadwal untuk pembukaan, kegiatan utama, makan siang, dan penutupan. Jangan lupa sisipkan waktu istirahat supaya peserta tetap fresh.
5. Libatkan Semua Peserta
Pastikan semua peserta merasa terlibat, jangan cuma jadi penonton. Pilih aktivitas yang bisa diikuti bersama, seperti games kelompok, lomba lucu, atau kuis berhadiah. Aktivitas ini bantu mencairkan suasana dan bikin suasana jadi lebih akrab.
Kalau lokasinya cukup jauh dari kantor, lebih baik siapkan transportasi bersama. Dibandingkan datang sendiri-sendiri, lebih seru dan praktis kalau semua rombongan berangkat bareng pake sewa bus untuk gathering Jakarta. Selain lebih hemat, juga bikin perjalanan lebih kompak dan nyaman.
6. Berikan Info Lengkap ke Peserta
Sebelum hari-H, pastikan semua peserta tahu detail acaranya: tanggal, waktu, lokasi, agenda, dress code, dan hal-hal yang perlu dibawa. Komunikasi yang jelas akan bantu peserta merasa lebih siap.
7. Sediakan Makanan dan Minuman yang Cukup
Makanan enak = peserta bahagia! Pilih menu yang variatif dan sesuai selera kebanyakan orang. Jangan lupa sediakan juga pilihan buat peserta yang punya pantangan makanan. Tambahan snack dan minuman segar juga bikin suasana lebih hidup.
8. Ciptakan Suasana Nyaman
Suasana nyaman bikin orang betah. Pastikan lokasi punya fasilitas seperti toilet bersih, tempat duduk cukup, dan area istirahat. Tambahkan dekorasi yang sesuai tema biar lebih estetik dan instagramable!
9. Dokumentasikan Setiap Momen
Jangan lupa dokumentasi! Foto dan video penting banget untuk kenang-kenangan dan bisa dipakai untuk konten internal kantor. Kamu bisa hire fotografer atau cukup tunjuk beberapa panitia buat ambil gambar selama acara.
10. Evaluasi Setelah Acara
Setelah acara selesai, evaluasi bareng panitia itu wajib. Bahas apa aja yang sukses dan apa yang bisa diperbaiki ke depannya. Evaluasi ini penting biar acara berikutnya makin solid dan menyenangkan.
Dengan perencanaan yang matang dan perhatian ke detail, acara Family Gathering kamu bisa jadi momen yang seru, hangat, dan penuh kesan bagi semua peserta.
