Cara Buat Tanda Tangan Digital agar Klaim Proyek Tidak Tertahan

Cara buat tanda tangan digital untuk klaim pekerjaan konstruksi cukup ringkas. Pilih penyedia tersertifikasi, unggah dokumen, atur urutan penandatangan, lalu verifikasi hasilnya. Alurnya memangkas waktu kirim dokumen fisik antara lapangan dan kantor pusat.

Saat Tagihan Terhenti di Meja Tanda Tangan

Klaim pekerjaan konstruksi melibatkan banyak pihak. Ada pelaksana lapangan, pengawas, manajer proyek, hingga pemberi kerja. Setiap pihak harus menyetujui sebelum tagihan diproses.

Bayangkan berkas progres 40 persen yang harus berpindah dari lokasi proyek ke kantor pusat. Kurir butuh dua hari, lalu pengawas ternyata sedang tidak di tempat. Tagihan pun ikut tertunda.

Dokumen yang beredar biasanya berupa berita acara progres, rekap volume pekerjaan, lembar opname, dan surat permohonan pembayaran. Semuanya dapat disiapkan dalam format PDF.

Masalah serupa muncul pada revisi dokumen. Satu angka volume yang salah bisa memicu cetak ulang seluruh berkas. Versi digital mengurangi pekerjaan berulang karena revisi cukup diunggah ulang.

Landasan Hukum yang Perlu Dipahami

UU ITE mengakui tanda tangan elektronik sebagai alat yang punya kekuatan hukum, selama syaratnya terpenuhi. Ketentuan teknisnya diatur dalam PP Nomor 71 Tahun 2019. Tanda tangan tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang diakui pemerintah. Karena itu, tanda tangan elektronik berbeda dengan gambar tanda tangan yang sekadar ditempel di PDF.

Dokumen yang menyatakan jumlah uang di atas Rp5 juta dikenai bea meterai sesuai UU Nomor 10 Tahun 2020. Meterai tersebut tersedia dalam bentuk elektronik. Kontraktor perlu memeriksa apakah lampiran klaim termasuk kategori ini.

Urutan Kerja dari Unggah sampai Arsip

Cara buat tanda tangan digital untuk klaim proyek umumnya mengikuti lima langkah berikut.

1. Siapkan dokumen klaim final dalam format PDF, lalu periksa angka volume dan nilai tagihan.
2. Unggah dokumen ke platform tanda tangan digital pilihan.
3. Tentukan penandatangan dan urutannya, mulai dari pelaksana hingga pemberi kerja.
4. Kirim undangan, lalu setiap pihak memverifikasi identitas dan membubuhkan tanda tangan.
5. Unduh dokumen akhir beserta jejak audit sebagai arsip proyek.

Urutan penandatangan sebaiknya mengikuti alur persetujuan yang tertulis di kontrak. Dengan begitu, pemberi kerja menerima dokumen yang sudah diperiksa pengawas lebih dulu.

Prosesnya bisa berjalan dari ponsel, sehingga pengawas di lokasi tidak perlu kembali ke kantor.

Tanda Tangan Basah vs Digital dalam Satu Tabel

Perbedaan paling terasa terlihat pada empat kriteria berikut.

Kesalahan Kecil yang Sering Memperlambat Klaim

• Cocokkan nama penandatangan dengan data identitasnya sebelum undangan dikirim.
• Pastikan nilai tagihan dan lampiran sudah final. Revisi setelah tanda tangan mengharuskan dokumen dibuat ulang.
• Konfirmasi ke pemberi kerja bahwa platform pilihan diterima dalam kontrak.
• Periksa kebutuhan e-meterai untuk dokumen yang memuat nilai uang.
• Simpan jejak audit bersama berkas proyek.

Kontraktor disarankan berkonsultasi dengan penyedia tanda tangan digital tersertifikasi sebelum alur dipakai di semua proyek.

Tiga Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah tanda tangan digital sah untuk dokumen klaim konstruksi? Sah selama memenuhi syarat UU ITE, dan penyedia tersertifikasi memperkuat pembuktiannya.
• Apakah semua pihak wajib punya akun? Bergantung platform, tetapi banyak layanan cukup mengirim tautan undangan untuk verifikasi identitas.
• Apakah dokumen bisa diubah setelah ditandatangani? Perubahan membuat tanda tangan tidak valid, sehingga dokumen perlu diterbitkan ulang.

Arah Administrasi Proyek ke Depan

Digitalisasi dokumen klaim menggeser fokus dari mengejar tanda tangan ke memastikan isi dokumen akurat. Proyek dengan banyak lokasi paling terbantu karena persetujuan tidak lagi bergantung pada jarak. Sebagai referensi, ezSign menyediakan layanan tanda tangan digital yang relevan bagi alur administrasi semacam ini. Ke depan, integrasi dengan sistem manajemen proyek kemungkinan makin lazim, tetapi ketepatan data tetap menentukan kecepatan pembayaran.