ERP mencatat serial number untuk melacak satu unit barang dan lot number untuk melacak satu kelompok produksi. Keduanya terhubung ke setiap transaksi stok, sehingga asal-usul dan tujuan barang bisa ditelusuri dalam hitungan menit. Hasilnya, penarikan produk dan klaim garansi menjadi lebih terkendali.
Serial Number dan Lot Number: Mirip, Tapi Fungsinya Beda
Serial number adalah identitas unik untuk satu unit barang. Contohnya laptop, mesin produksi, atau perangkat elektronik. Lot number menandai sekelompok barang yang diproduksi atau diterima bersamaan. Contohnya satu batch obat atau satu partai bahan baku.
Tanpa pembeda yang jelas, pencatatan sering tercampur. Gudang akhirnya bergantung pada label tempel dan catatan manual yang mudah hilang.
Skenario Tarik Produk: Dari Berhari-hari Jadi Hitungan Menit
Bayangkan pemasok melaporkan satu lot bahan baku bermasalah. Tim gudang harus tahu lot itu dipakai di produksi yang mana. Setelah itu, produk jadinya sudah terkirim ke pelanggan siapa. Tanpa sistem terpadu, penelusuran ini bisa memakan berhari-hari.
Pada ERP, lot number tercatat sejak penerimaan barang. Nomor itu terbawa ke perintah produksi, pengiriman, hingga faktur. Penelusuran maju dan mundur cukup dilakukan dari satu laporan.
Klaim Garansi yang Tidak Lagi Memicu Perdebatan
Seorang pelanggan mengajukan klaim garansi untuk mesin yang dibeli setahun lalu. Staf layanan cukup memasukkan serial number ke sistem. Tanggal pengiriman, nama pelanggan, dan riwayat servis langsung muncul. Proses verifikasi pun tidak lagi bergantung pada ingatan atau arsip kertas.
Cara Pelacakan Bekerja di Dalam Sistem
Sistem ERP menyediakan pengaturan pelacakan di tingkat produk. Satu produk bisa dilacak dengan serial number, lot number, atau tanpa keduanya. Odoo, misalnya, menyediakan opsi tersebut pada pengaturan produk. Setiap pergerakan stok kemudian mewajibkan nomor itu diisi.
Banyak sistem juga menyimpan tanggal kedaluwarsa per lot. Dengan begitu, stok yang lebih cepat kedaluwarsa bisa dikeluarkan lebih dulu.
Industri yang Paling Membutuhkan Pelacakan Ini
Industri dengan risiko kualitas tinggi paling bergantung pada pelacakan batch. Farmasi, makanan, kosmetik, dan elektronik adalah contoh yang lazim. Regulasi pada sektor obat dan pangan mengharuskan batch produk dapat ditelusuri. Distributor suku cadang juga memakainya untuk klaim garansi.
Pencatatan Manual Versus ERP, Apa Bedanya?
Perbandingan berikut merangkum empat kriteria yang biasanya dinilai sebelum perusahaan beralih sistem.
|
Kriteria |
Pencatatan Manual |
Sistem ERP |
|
Kecepatan penelusuran |
Jam hingga hari, tergantung ketelitian staf |
Hitungan menit lewat laporan traceability |
|
Risiko salah catat |
Tinggi karena input berulang |
Lebih rendah karena nomor wajib diisi |
|
Visibilitas stok |
Tersebar di banyak file |
Terpusat per lot atau unit |
|
Kesiapan audit |
Perlu rekonsiliasi manual |
Riwayat transaksi tersimpan otomatis |
Tips Menyiapkan Pelacakan Sebelum Go-Live
ERP terbaik bagi sebuah perusahaan bukan yang fiturnya terbanyak, melainkan yang pelacakannya cocok dengan alur gudang. Pemetaan ini sebaiknya dikonsultasikan dengan partner implementasi ERP profesional sebelum konfigurasi dimulai. Jasa pembuatan ERP yang baik biasanya mulai dari pemahaman proses, bukan dari fitur.
- Tentukan produk yang wajib serial number dan yang cukup lot number. Barang bernilai tinggi biasanya butuh serial.
- Seragamkan format penomoran, misalnya kode produk, tanggal, dan urutan batch.
- Petakan saldo awal ke lot atau serial yang benar sebelum data diimpor.
- Gunakan pemindai barcode agar staf gudang tidak mengetik nomor manual.
- Uji satu skenario penelusuran penuh, dari penerimaan hingga pengiriman.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
- Apakah semua produk wajib memakai serial atau lot number? Tidak, pelacakan cukup diaktifkan untuk produk berisiko tinggi atau bernilai besar.
- Apakah pelacakan lot bisa menunjukkan tanggal kedaluwarsa? Bisa, selama sistem ERP yang dipakai mendukung pengaturan tanggal kedaluwarsa per lot.
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan pelacakan ini? Durasinya bergantung pada jumlah produk dan kerapian data stok awal.
Arah Pelacakan Barang ke Depan
Pelacakan serial number dan lot number menjadi bagian penting dari manajemen stok modern. Tuntutan transparansi rantai pasok dan audit akan terus mendorong adopsi pelacakan digital. Perusahaan yang memetakan alur barang sejak awal cenderung lebih siap menghadapinya. i2C Studio, sebagai partner implementasi Odoo, dapat menjadi salah satu rujukan profesional dalam menata pelacakan tersebut.
