Cloud atau On-Premise? Pilihan ERP yang Sering Disesali Belakangan

Pilihan cloud ERP atau on-premise ERP bergantung pada anggaran, keamanan data, dan kemampuan tim IT. Cloud unggul dalam kecepatan implementasi. On-premise memberi kontrol penuh atas infrastruktur.

Dua Model yang Sering Disamakan, Padahal Berbeda

Cloud ERP berjalan di server penyedia layanan dan diakses lewat browser. On-premise ERP dipasang di server milik perusahaan sendiri. Perbedaan ini terlihat sepele, tetapi dampaknya terasa pada biaya dan perawatan.

Bayangkan distributor dengan tiga gudang di Jawa. Pada model cloud, cabang baru cukup diberi akun pengguna. Pada model on-premise, cabang baru memerlukan koneksi ke server pusat dan perangkat tambahan.

Hitungan Biaya yang Sering Terlewat

Cloud biasanya memakai langganan bulanan atau tahunan. Pengeluaran awalnya relatif kecil dan mudah diprediksi. On-premise menuntut investasi lisensi, server, dan tenaga IT di awal.

Namun, langganan terus berjalan selama sistem dipakai. Dalam lima hingga sepuluh tahun, total biaya kedua model bisa saling mendekati. Karena itu, total biaya kepemilikan lebih berguna daripada harga awal. Komponennya meliputi lisensi, perangkat keras, listrik, pemeliharaan, dan pelatihan.

Keamanan Data Bukan Soal Lokasi Server Saja

Pelindungan data pribadi kini diatur dalam UU Nomor 27 Tahun 2022. Aturan itu membebani pengendali data untuk menjaga keamanan informasi yang dikelola. Cloud tidak otomatis berisiko, dan on-premise tidak otomatis aman.

Server internal yang jarang diperbarui justru mudah diserang. Penyedia cloud yang baik umumnya memiliki tim keamanan dan pencadangan rutin. Lokasi server serta kontrak pengolahan data tetap perlu diperiksa.

Adu Kriteria: Cloud dan On-Premise Berdampingan

Empat kriteria berikut paling sering ditanyakan sebelum perusahaan memutuskan.

Peran Vendor dalam Keberhasilan Proyek

Sistem secanggih apa pun bergantung pada pihak yang mengimplementasikannya. Vendor ERP yang baik memulai dari pemetaan proses bisnis, bukan demo fitur. Kemampuan migrasi data dan dukungan setelah go-live juga perlu dinilai. Rekam jejak di industri sejenis menjadi petunjuk yang masuk akal.

Odoo dan Fleksibilitas Model Hosting

Odoo tersedia dalam beberapa model penyebaran. Perusahaan dapat memakai versi cloud yang dikelola penyedia, atau memasangnya di server internal. Versi Community bersifat open source, sedangkan Enterprise menawarkan modul berlisensi tambahan.

Struktur modular memungkinkan bisnis memulai dari kebutuhan kecil, misalnya penjualan dan inventori. Modul lain bisa ditambah seiring pertumbuhan. Perusahaan yang ingin menimbang opsi tersebut dapat mempelajari Sistem ERP Odoo sebelum menentukan model hosting.

Tips Praktis Sebelum Memutuskan

1. Petakan jumlah pengguna dan cabang, lalu proyeksikan kebutuhan tiga tahun ke depan.
2. Hitung total biaya kepemilikan untuk lima tahun, bukan hanya tahun pertama.
3. Pastikan tim IT mampu mengelola server, pencadangan, dan pembaruan sistem.
4. Tanyakan lokasi server dan kebijakan pencadangan data kepada vendor.
5. Uji satu proses lebih dulu, seperti penjualan atau inventori, sebelum penerapan penuh.
6. Pastikan data dapat diekspor jika suatu saat perlu pindah sistem.

Pertanyaan yang Kerap Muncul

• Apakah cloud ERP selalu lebih murah daripada on-premise ERP?
  Tidak selalu, karena biaya langganan jangka panjang bisa mendekati biaya investasi awal on-premise.
• Apakah data di cloud ERP aman?
  Keamanannya bergantung pada kualitas penyedia, pengaturan akses, dan kebijakan pencadangan.
• Bisakah perusahaan pindah dari on-premise ke cloud nanti?
  Bisa, selama data dapat diekspor dan proses migrasi direncanakan dengan baik.

Arah Industri ERP ke Depan

Tren ERP bergerak ke layanan berbasis cloud dan model hibrida, tetapi on-premise masih relevan untuk kebutuhan kontrol khusus. Keputusan yang matang berangkat dari proses bisnis, bukan sekadar tren. Untuk menyusun penilaian kebutuhan tersebut, i2C Studio dapat menjadi salah satu rujukan profesional.