Dokumen Sudah Ditandatangani Digital, Tapi SOP-nya Sudah Siap?

Standar operasional prosedur penandatanganan dokumen digital perlu memuat siapa yang berwenang, alur persetujuan, jenis tanda tangan, dan aturan penyimpanan arsip. Tanpa aturan tertulis, tanda tangan digital hanya mengganti kertas, bukan merapikan proses kerja. Dokumen berisiko tinggi sebaiknya memakai tanda tangan tersertifikasi.

Dokumen Beredar, Tak Ada yang Bertanggung Jawab

Bayangkan kontrak vendor dikirim lewat email ke lima orang. Dua orang menyetujui memakai tanda tangan digital, satu menempelkan gambar tanda tangan, sisanya belum merespons. Akhirnya tidak ada yang yakin versi mana yang sah. Situasi seperti ini sering muncul saat perusahaan beralih ke dokumen digital tanpa aturan main yang jelas.

Masalah tersebut bukan soal teknologinya. Prosedur yang tidak tertulis membuat setiap orang bekerja dengan asumsinya sendiri. Akibatnya, proses persetujuan justru lebih lambat daripada saat memakai kertas.

Jenis Tanda Tangan Menentukan Kekuatan Dokumen

Tidak semua tanda tangan di layar punya kekuatan yang sama. Gambar tanda tangan yang ditempel di PDF berbeda dengan tanda tangan yang terhubung ke sertifikat elektronik. Menurut PP 71 Tahun 2019, tanda tangan tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang diakui. SOP perlu menentukan dokumen mana yang wajib memakai jenis tersertifikasi.

Urutan Kerja dari Registrasi sampai Arsip

Cara membuat tanda tangan digital umumnya dimulai dari verifikasi identitas pemohon. Setelah itu, penyelenggara menerbitkan sertifikat elektronik yang terikat pada identitas tersebut. Pengguna kemudian mengunggah dokumen, menempatkan tanda tangan, dan mengunduh berkas yang sudah tersegel.

SOP sebaiknya menuliskan tahapan itu dengan bahasa yang mudah diikuti staf nonteknis. Setiap tahap perlu punya penanggung jawab yang jelas. Contohnya, bagian legal memeriksa isi, lalu atasan langsung memberi persetujuan akhir.

Tiga Model Penandatanganan Lewat Tabel

Tabel berikut membandingkan tiga model penandatanganan berdasarkan kebutuhan verifikasi dan pelacakan.

Dokumen bernilai besar sebaiknya memakai model tersertifikasi. Dokumen rutin berisiko rendah bisa memakai model yang lebih sederhana.

Aturan Wewenang yang Perlu Tertulis

Tanda tangan digital memudahkan siapa saja membubuhkan persetujuan dari mana pun. Karena itu, batas wewenang harus dicatat sejak awal. Nominal kontrak, jenis dokumen, dan jabatan penandatangan sebaiknya dipetakan dalam satu matriks. Matriks ini menjadi acuan ketika ada pergantian pejabat atau pengalihan tugas.

Pembagian peran juga mencegah satu orang memegang seluruh proses sekaligus. Prinsip ini lazim dikenal sebagai pemisahan tugas dalam pengendalian internal.

Pengarsipan dan Jejak Audit

Berkas yang sudah ditandatangani perlu disimpan di tempat yang bisa ditelusuri. Riwayat penandatanganan, termasuk waktu dan identitas, sebaiknya ikut tersimpan. Catatan ini berguna ketika terjadi sengketa atau pemeriksaan internal. Arsip yang rapi juga mempermudah proses audit tahunan.

Kebijakan retensi juga perlu ditentukan sejak awal. Misalnya, berapa lama kontrak wajib disimpan sebelum boleh dimusnahkan.

Tips Menyusun SOP yang Dipakai Tim

1. Tetapkan daftar penandatangan resmi beserta batas wewenangnya.
2. Kelompokkan dokumen berdasarkan tingkat risiko, misalnya kontrak, persetujuan internal, dan laporan.
3. Tentukan urutan persetujuan dan batas waktu untuk setiap tahap.
4. Seragamkan penamaan berkas dan struktur folder arsip.
5. Uji SOP pada satu divisi sebelum diterapkan ke seluruh perusahaan.
6. Tinjau SOP secara berkala, terutama ketika regulasi berubah.

Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah tanda tangan digital sah secara hukum? Sah, selama memenuhi syarat dalam UU ITE dan aturan turunannya.
• Apakah semua dokumen boleh ditandatangani digital? Tidak, akta notariil dan beberapa dokumen lain punya ketentuan khusus.
• Siapa yang menyimpan arsip akhir? Unit yang ditunjuk dalam SOP, idealnya satu penanggung jawab per jenis dokumen.

Arah Tata Kelola Dokumen ke Depan

Digitalisasi dokumen bergerak dari sekadar efisiensi menuju tata kelola yang bisa diaudit. Perusahaan dengan SOP jelas lebih mudah membuktikan siapa menyetujui apa dan kapan. Regulasi dan teknologi sertifikat elektronik pun terus berkembang, sehingga prosedur perlu ikut diperbarui. Bagi tim yang mulai menyusun prosedur, panduan Cara Membuat Tanda Tangan Digital dari ezSign dapat menjadi rujukan awal.