Tanda Tangan Digital dan Hasil Scan: Ternyata Beda Jauh

Tanda tangan digital berbasis sertifikat terikat pada identitas penandatangan dan bisa diverifikasi. Tanda tangan hasil scan hanya gambar yang ditempel ke dokumen. Perbedaan ini menentukan apakah sebuah dokumen mudah dibuktikan keasliannya atau justru rawan dipersoalkan.

Gambar Tanda Tangan Tidak Membawa Identitas

Banyak kantor masih menempelkan hasil scan tanda tangan ke file PDF. Cara ini terasa praktis karena dokumen tidak perlu dicetak. Namun, gambar tersebut tidak menyimpan informasi tentang siapa yang membubuhkannya. Siapa pun yang memegang file bisa menyalinnya ke dokumen lain.

Sebagai ilustrasi, staf pengadaan menerima surat pesanan dengan tanda tangan direktur hasil scan. Beberapa minggu kemudian, direktur menyatakan tidak pernah menyetujui pesanan itu. Tanpa jejak verifikasi, perusahaan sulit membuktikan siapa yang sebenarnya menempelkan gambar tersebut.

Cara Kerja Tanda Tangan Berbasis Sertifikat

Tanda tangan digital berbasis sertifikat memakai sertifikat elektronik yang memuat identitas pemiliknya. Sertifikat itu diterbitkan penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar di Indonesia. Saat dokumen ditandatangani, sistem membuat tanda kriptografis yang terikat pada isi dokumen. Jika satu karakter diubah setelahnya, perubahan itu terdeteksi saat verifikasi.

Soal Kekuatan Hukum di Indonesia

Undang-Undang ITE mengakui tanda tangan elektronik sebagai tanda tangan yang sah jika syaratnya terpenuhi. Salah satunya, data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penandatangan. Perubahan setelah penandatanganan juga harus bisa diketahui.

Tanda tangan tersertifikasi lebih mudah dibuktikan karena identitas pemiliknya diverifikasi pihak ketiga. Tanda tangan tanpa sertifikat tetap bisa dipakai, tetapi beban pembuktiannya lebih berat. Untuk dokumen bernilai besar, perbedaan itu cukup menentukan.

Perbandingan Tanda Tangan Bersertifikat dan Hasil Scan

Tabel berikut merangkum empat kriteria yang biasa dipertimbangkan sebelum memilih metode.

Dokumen yang Sebaiknya Tidak Lagi Memakai Scan

Tidak semua dokumen berisiko sama. Surat internal sederhana mungkin cukup dengan tanda tangan biasa. Namun, dokumen yang memicu kewajiban finansial atau hukum membutuhkan verifikasi lebih kuat. Contohnya kontrak kerja sama, addendum, persetujuan pembayaran, dan berita acara serah terima.

Kesalahan yang Sering Terjadi di Lapangan

Kesalahan pertama adalah menganggap tanda tangan yang digambar di layar sudah setara tanda tangan bersertifikat. Padahal, tanpa sertifikat elektronik, identitas penandatangan tetap sulit diverifikasi. Kesalahan kedua adalah membagikan akun penandatangan kepada staf lain. Praktik ini menghilangkan fungsi utama verifikasi identitas.

Kesalahan ketiga adalah tidak menyimpan dokumen final beserta log penandatanganannya. Saat audit atau sengketa muncul, bukti itu biasanya diminta lebih dulu. Dokumen yang tersebar di email pribadi menyulitkan penelusuran. Penyimpanan terpusat membuat riwayat persetujuan lebih mudah dirunut.

Langkah Praktis Beralih dari Scan

Peralihan tidak perlu dilakukan sekaligus. Urutan berikut bisa dijadikan acuan.

1. Daftar dokumen yang selama ini ditandatangani dengan gambar scan.
2. Tandai dokumen yang bernilai kontrak atau memicu pembayaran sebagai prioritas.
3. Tentukan siapa saja penandatangan dan pastikan identitas mereka terverifikasi.
4. Pastikan penyedia memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar.
5. Uji satu alur dokumen dulu, misalnya persetujuan pembelian, sebelum diperluas.
6. Simpan dokumen bertanda tangan beserta catatan verifikasinya.

Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah tanda tangan hasil scan sama sekali tidak sah? Tidak otomatis tidak sah, tetapi pembuktiannya jauh lebih lemah dibanding tanda tangan bersertifikat.
• Apakah sertifikat elektronik bisa diterbitkan oleh sembarang pihak? Tidak, sertifikat diterbitkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar di Indonesia.
• Apakah dokumen yang diubah setelah ditandatangani masih valid? Tidak, perubahan terdeteksi saat verifikasi dan tanda tangan dinyatakan tidak valid.

Arah Dokumen Bisnis ke Depan

Dokumen bisnis bergerak ke arah yang bisa diverifikasi tanpa pertemuan langsung. Pergeseran dari gambar scan ke tanda tangan digital bersertifikat mengikuti kebutuhan pembuktian yang makin ketat. Dua hal yang dibutuhkan pembuktian dokumen adalah kejelasan identitas dan keutuhan isi. Bagi perusahaan yang ingin menerapkan Tanda Tangan Digital bersertifikat bertahap, ezSign bisa menjadi rujukan profesional.