Surat kuasa perusahaan yang ditandatangani secara digital tetap sah bila syarat hukumnya terpenuhi. Pemeriksaan intinya ada tiga: kewenangan pemberi kuasa, rincian perbuatan yang dikuasakan, dan jenis tandatangan elektronik yang dipakai.
Siapa yang Berhak Memberi Kuasa?
Pasal 98 UU Perseroan Terbatas menyebut direksi berhak mewakili perseroan, di dalam maupun di luar pengadilan. Wewenang itu dapat dilimpahkan lewat surat kuasa tertulis kepada karyawan atau pihak lain. Dasarnya Pasal 103, dan kuasa lisan tidak dibenarkan.
Bayangkan seorang kepala cabang diminta meneken perjanjian vendor saat direktur sedang dinas luar. Surat kuasa tiba sebagai PDF lewat surel. Pihak vendor perlu memastikan pemberi kuasa benar-benar direksi yang tercatat dalam anggaran dasar.
Kuasa Khusus Wajib Rinci
Kuasa dari direksi bersifat khusus, yakni untuk perbuatan hukum tertentu. Pasal 1795 KUH Perdata menjadi rujukannya. Frasa seperti “mengurus segala urusan perusahaan” terlalu longgar dan rawan disengketakan. Kajian hukum perdata menilai kewenangan penerima kuasa sangat ditentukan oleh redaksi surat kuasa.
Rincian yang baik biasanya mencakup jenis dokumen, nama pihak lawan, objek perjanjian, dan batas nilai transaksi. Dengan begitu, penerima kuasa tahu batas geraknya. Pihak lawan pun punya pegangan untuk menilai apakah tindakan itu masih dalam lingkup kuasa.
Dua Jenis Tandatangan Elektronik
PP 71/2019 membagi tandatangan elektronik menjadi tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Jenis pertama diterbitkan lewat penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE). Jenis kedua tetap diakui UU ITE, tetapi pijakan hukumnya lebih lemah. Untuk surat kuasa perusahaan, risiko sengketa pembuktian sebaiknya ditekan sejak awal.
Perbandingan berikut merangkum perbedaan utamanya.
|
Kriteria |
Tersertifikasi |
Tidak tersertifikasi |
|
Penerbit sertifikat |
PSrE resmi |
Tanpa PSrE |
|
Verifikasi identitas |
Terikat sertifikat elektronik |
Bergantung metode platform, misalnya OTP |
|
Deteksi perubahan dokumen |
Terdukung sistem sertifikat |
Bergantung sistem yang dipakai |
|
Kekuatan pembuktian |
Lebih kuat |
Lebih mudah dipersoalkan |
Meterai dan Jejak Audit
Surat kuasa termasuk dokumen perdata yang dikenai bea meterai. Meterai elektronik dapat dibubuhkan pada dokumen digital. Jejak audit, seperti waktu penandatanganan dan identitas penanda tangan, membantu pembuktian saat terjadi perselisihan.
Sebagai gambaran, kuasa untuk menandatangani satu addendum kontrak berbeda dengan kuasa mengikat perusahaan pada seluruh proyek. Cakupan itu sebaiknya terbaca jelas di dalam dokumen. Pemeriksa tidak perlu menebak maksud pemberi kuasa.
Saat Direksi Berganti, Bagaimana Nasib Kuasa?
Surat kuasa tidak otomatis gugur ketika susunan direksi berubah. Selama belum dicabut, penerima kuasa umumnya masih dapat bertindak. Karena itu, masa berlaku sebaiknya ditulis eksplisit. Pencabutan pun perlu diberitahukan secara tertulis kepada pihak terkait.
Daftar Periksa Sebelum Menerima Dokumen
- Cocokkan nama pemberi kuasa dengan susunan direksi dalam akta dan anggaran dasar.
- Pastikan surat memuat rincian perbuatan, bukan kalimat serba umum.
- Cek tanggal berlaku dan tanggal berakhir kuasa.
- Periksa sertifikat elektronik beserta nama PSrE penerbitnya.
- Pastikan dokumen tidak berubah sejak ditandatangani.
- Simpan berkas final beserta catatan waktu penandatanganan.
Beberapa kesalahan tampak sepele, tetapi merepotkan saat sengketa. Contohnya gambar tanda tangan yang sekadar ditempel di PDF tanpa sertifikat. Ejaan nama penerima kuasa yang berbeda dari identitas resmi juga kerap luput.
Pertanyaan yang Sering Muncul
- Apakah surat kuasa boleh memakai tandatangan elektronik? Boleh, selama memenuhi Pasal 11 UU ITE dan Pasal 59 PP 71/2019.
- Apakah direksi boleh memberi kuasa secara lisan? Tidak, Pasal 103 UU PT mensyaratkan kuasa tertulis.
- Apakah pergantian direksi langsung membatalkan kuasa? Umumnya tidak, selama kuasa belum dicabut dan isinya masih berlaku.
Arah Praktik ke Depan
Dokumen kuasa korporasi bergerak ke format digital yang dapat diverifikasi pihak mana pun. Pemeriksaan kewenangan, rincian perbuatan, dan keaslian dokumen akan tetap menjadi inti. Penyedia seperti ezSign menjadi salah satu rujukan bagi perusahaan yang menerapkan tanda tangan digital tersertifikasi secara tertib. Standar pemeriksaan yang konsisten akan mengurangi sengketa di kemudian hari.
