Tanda Tangan Digital atau Persetujuan Internal: Dokumen Mana yang Wajib?

Dokumen perusahaan yang berdampak hukum, melibatkan pihak luar, atau bernilai finansial besar sebaiknya memakai tandatangan elektronik tersertifikasi. Dokumen operasional internal berisiko rendah umumnya cukup dengan persetujuan internal yang terdokumentasi. Batasnya ada pada risiko sengketa dan kebutuhan pembuktian.

Persetujuan Internal Bukan Berarti Tanpa Aturan

Persetujuan internal adalah izin antar bagian di dalam perusahaan. Bentuknya bisa email resmi, pesan di sistem kerja, atau formulir persetujuan. Bayangkan bagian pengadaan membeli laptop senilai tiga juta rupiah dengan restu atasan lewat email. Cara itu cukup, selama jejak persetujuannya tersimpan rapi dan mudah ditelusuri.

Masalah muncul ketika kebijakan tidak jelas. Karyawan kerap bingung dokumen mana yang butuh tanda tangan formal. Aturan tertulis tentang jenis dokumen dan batas nilai membantu mengurangi kebingungan itu.

Saat Pihak Luar Ikut Terlibat

Dokumen yang melibatkan pihak luar membawa risiko berbeda. Kontrak vendor, perjanjian kerja, dan addendum termasuk kelompok ini. Pihak lain bisa mempertanyakan keaslian dokumen berbulan-bulan kemudian. Perusahaan yang ingin memahami mekanismenya dapat mempelajari tandatangan elektronik sebelum menyusun kebijakan internal.

Sebagai gambaran, perusahaan distribusi menandatangani kontrak pasokan dengan mitra di kota lain. Pengiriman dokumen cetak bisa memakan waktu berhari-hari. Versi digital memangkas jeda itu tanpa mengurangi kekuatan pembuktian, asalkan memenuhi syarat.

Beda Tanda Tangan Biasa dan yang Tersertifikasi

UU ITE mengakui tandatangan elektronik sebagai alat yang sah bila memenuhi persyaratan. PP Nomor 71 Tahun 2019 membaginya menjadi dua jenis, yaitu tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Jenis tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui pemerintah. Sertifikat elektronik inilah yang mengikat identitas penanda tangan dengan data tandatangannya.

Tandatangan tanpa sertifikat, misalnya gambar tanda tangan yang ditempel di PDF, lebih mudah dipersoalkan. Pembuktiannya bergantung pada bukti pendukung lain. Karena itu, dokumen penting lebih aman memakai versi tersertifikasi.

Tabel Pembanding Sebelum Memutuskan

Dokumen yang Tetap Butuh Jalur Konvensional

Tidak semua dokumen bisa beralih ke format digital. UU ITE mengecualikan surat berharga dan dokumen yang wajib berbentuk akta notaris atau akta pejabat pembuat akta. Contohnya akta pendirian perseroan dan akta jual beli tanah. Kontrak sewa kantor boleh ditandatangani digital, tetapi balik nama tanah tetap lewat PPAT.

Panduan Cepat Menentukan Jenisnya

1. Cek apakah ada pihak di luar perusahaan yang menerima dokumen.
2. Tanyakan apakah dokumen bisa menjadi alat bukti saat terjadi sengketa.
3. Lihat nilai transaksi. Kontrak bernilai besar layak memakai tandatangan tersertifikasi.
4. Pastikan penyedia layanan memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar.
5. Simpan log aktivitas dan salinan akhir dokumen di penyimpanan terpusat.
6. Periksa kewajiban bea meterai. Perjanjian bernilai di atas Rp5 juta umumnya dikenai meterai, termasuk meterai elektronik.

Tiga Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah tandatangan elektronik sah di mata hukum Indonesia? Sah selama memenuhi persyaratan dalam UU ITE dan peraturan turunannya.
• Apakah sertifikat elektronik wajib untuk semua dokumen? Tidak wajib untuk semua, tetapi dianjurkan untuk dokumen berisiko tinggi.
• Apakah email persetujuan bisa menggantikan kontrak? Untuk urusan internal bisa, tetapi kontrak dengan pihak luar lebih aman memakai tandatangan terverifikasi.

Arah Tata Kelola Dokumen ke Depan

Digitalisasi kerja mendorong perusahaan memilah dokumen berdasarkan tingkat risikonya. Dokumen rutin tetap berjalan lewat persetujuan internal, sedangkan dokumen strategis butuh pembuktian yang lebih kuat. Dalam menyusun alur tersebut, ezSign dapat menjadi salah satu referensi profesional untuk memahami praktik tandatangan elektronik yang sesuai regulasi. Regulasi terkait terus berkembang, sehingga ketentuan terbaru perlu dicek berkala.